La gestione del magazzino nel miglior modo possibile è un elemento fondamentale sia per le piccole e medie aziende sia per le grandi. Un magazzino ben organizzato deve permettere a ciascun operatore di reperire in tempi brevi l’articolo desiderato in modo da procedere celermente alla preparazione dell’ordine ottimizzando i tempi di consegna.
Gestione di carico e scarico e le giacenze in magazzino
Attualmente, soprattutto da quando gli acquisti online sono cresciuti in modo vertiginoso, bisogna gestire la logistica in modo efficiente e rapido.
Se si ha la necessità di stoccare un gran numero di prodotti, per un tempo breve o prolungato, è opportuno utilizzare i magazzini automatici, chiamati armadi automatici verticali. Per la loro utilizzazione è necessario dotarsi di uno strumento che assicuri un buon flusso del lavoro e non crei confusione.
Il software per la gestione del magazzino e dell’inventario deve essere flessibile ed espandibile per meglio snellire e semplificare il flusso del lavoro e per adattarlo ai processi aziendali. Va personalizzato in base alle esigenze e al settore di appartenenza dell’impresa.
Bisogna evitare fermi di produzione per garantire consegne rapide. Se la gestione del magazzino viene fatta in modo errato i costi di gestione si riveleranno in seguito notevolmente alti.
Un programma per la gestione del magazzino deve prevedere la gestione dei fornitori, la gestione dei clienti e dei prodotti, le fatture di vendita e d’acquisto, i preventivi e gli ordini da effettuare.
Sintetizzando, le principali caratteristiche che un software ottimizzato per la gestione del magazzino deve avere sono:
- Sistema per stabilire il riordino della merce e organizzare le scorte;
- Gestione del servizio;
- tracciamento del prodotto;
- Ottimizzazione dell’inventario;
- Controllo dei beni tramite codici a barre;
- Gestione del magazzino anche da smartphone e da tablet;
- Funzione multi magazzino;
Nel prossimo paragrafo andremo a esplorare dettagliatamente le voci dell’elenco, cercando di fare chiarezza.
Sistema per stabilire il riordino della merce e organizzare le scorte
Per ciascuna azienda va studiato un sistema elettronico che controlli e gestisca centralmente tutti i processi. Si immagini un magazzino verticale e la difficoltà di gestione dello stesso.
E’ possibile con un sistema elettronico avere una gestione aggiornata e completa dell’attività del magazzino così da determinare il momento adatto per riordinare un certo prodotto che sta per esaurirsi. I processi logistici si svolgeranno senza intoppi e gli errori saranno ridotti al minimo.
Gestione del servizio
Avendo un inventario dei materiali a disposizione con i relativi costi è possibile stabilire il prezzo dei servizi, impostato in base alle spese sostenute, per avere un margine di profitto.
E’ possibile organizzare giacenze ed ordini e anche emettere, archiviare e modificare le fatture, i preventivi, le note d’accredito, le note di debito e i buoni di consegna.
Ad oggi, è entrato in vigore in Italia da qualche anno il sistema di fatturazione elettronica che deve essere obbligatoriamente implementato nel software di gestione del magazzino.
La fatturazione elettronica è diventata fondamentale per la maggior parte delle imprese e dei professionisti ed ha sostituito totalmente la fatturazione tradizionale.
Le fatture elettroniche vanno emesse come formato Xml, va applicata la firma digitale e vanno inviate al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Ricordiamo che per legge le fatture vanno conservate per almeno 10 anni a partire dall’emissione.
Tracciamento del prodotto
Nel settore logistica e trasporto merci è di fondamentale importanza la necessità di avere sempre una tracciabilità della merce. Con l’utilizzo dello scanner portatile si è in grado di identificare un prodotto e cercarlo in modo univoco.
Ottimizzazione dell’inventario
Se si è in grado di ottimizzare l’inventario si potrà capire quanto manca all’esaurimento delle scorte in funzione della velocità della produzione e questo porterà alla ottimizzazione del magazzino. Ottimizzare l’inventario vuol dire anche rendere possibile aggiungere nuovi prodotti e le anagrafiche dei nuovi clienti e dei fornitori.
Controllo dei beni tramite codici a barre portatili
I sistemi di identificazione e di tracciabilità della merce permettono un maggiore controllo. Il sistema più diffuso di tracciabilità e controllo dei beni presenti in magazzino è quello del codice a barre.
Questo è composto da linee di spessore variabile che vengono decodificate in numeri. Il codice a barre dà informazioni sulla tipologia della merce e sulla esatta collocazione nel magazzino.
Inoltre l’uso della tecnologia del codice a barre è molto affidabile, può fornire molte informazioni e richiede investimenti in software e hardware poco onerosi. La merce, una volta arrivata in magazzino, viene identificata con l’applicazione di un’apposita etichetta che contiene il relativo codice.
A questo punto il carrellista riceve le informazioni sulla merce e procederà a posizionarla nel posto esatto in magazzino con uno strumento indispensabile per questa attività, ovvero il carrello elevatore (puoi approfondire visitando il portale Orzi Carrelli Elevatori).
L’etichetta sarà utile anche in fase di prelievo della merce dal magazzino e il carrellista una volta che il carico è arrivato alla spedizione trasmetterà l’avvenuta partenza della merce.
Gestione del magazzino anche da smartphone e da tablet
La gestione del magazzino può essere fatta anche da dispositivi mobili come smartphone o tablet utilizzando apposite applicazioni Android o IOS collegate direttamente al software principale installato su desktop. Si avrà pertanto un interscambio di informazioni necessario al corretto evolversi del processo di gestione dell’inventario.
Funzione multi magazzino
Se un’azienda ha più magazzini è possibile verificare le scorte di ognuno di essi in modo centralizzato. E’ l’ideale per chi ha più punti vendita o in caso di franchising.
