Che cos’è la Conservazione Digitale?
La Conservazione Digitale è un processo fondamentale per qualsiasi azienda. Infatti, è l’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici in un ambiente tecnologico che può essere diverso rispetto a quello originario.
La Conservazione Digitale può riguardare sia documenti nati in formato digitale sia documenti nati in formato cartaceo. Nel primo caso, la Conservazione Digitale rappresenta la gestione digitale di un documento informatico nella sua fase di deposito, ed è obbligatoria quando un documento è nato in digitale.
Nel caso invece documenti nati in formato cartaceo, il processo di Conservazione può portare alla digitalizzazione di:
- Libro giornale e libro degli inventari;
- Scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali;
- Scritture ausiliarie di magazzino;
- Registro dei beni ammortizzabili;
- Registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse;
- Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770);
- Modelli di pagamento (F23 e F24);
- Libri sociali;
- Bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa;
- Relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili;
- Fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili;
- Ricevute fiscali e scontrini fiscali;
- Documenti di trasporto (DDT);
- Scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo;
- Libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro).
Qual è la normativa di riferimento da seguire?
Tra i regolamenti da osservare in tale ambito è possibile richiamare il DPCM del 3/12/2013 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014 ed emanato all’articolo71 del Codice dell’Amministrazione Digitale che regolamenta tutto il processo di Conservazione Digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici.
La Conservazione Digitale dei documenti fiscali e tributari è regolamentata invece con il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.
È molto importante osservare le leggi in materia per non trovarsi impreparati e subire poi eventuali sanzioni da parte dello Stato. In questo caso, l’erogazione di servizi e soluzioni di Gestione elettronica documentale, come anche la gestione documentale fisica può rappresentare la giusta soluzione per la tua azienda.
In definitiva si può affermare che la Conservazione Digitale è un passo fondamentale per aziende che operano in svariati campi, ma che necessitano di digitalizzare documenti che sono al momento cartacei o che nascono in digitale, seguendo la normativa vigente in materia.
