Tra indicatori e software: come le aziende misurano la produttività

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La produttività in azienda è un parametro indispensabile per la sua stabilità e la sua efficienza. L’evoluzione dei processi produttivi e delle forme di lavoro incide molto sulle modalità di misurazione della produttività e ogni realtà imprenditoriale ha bisogno di aggiornare costantemente gli strumenti che la aiutano a verificare il rendimento della propria attività. Con la pandemia il calcolo della produttività ha subito una serie di variazioni importanti, determinate soprattutto dal proliferare dello smart working, che di fatto ha modificato le dinamiche di assegnazione delle mansioni e il calcolo dei tempi standard di lavoro. Eppure, stando ai dati, il lavoro da remoto ha contribuito a sbloccare alcune inefficienze produttive, perché dà la possibilità ai manager di evitare abitudini causa di stress, come gli spostamenti per raggiungere gli uffici, e di concentrarsi nella gestione più oculata del tempo con un maggior equilibrio tra vita privata e vita lavorativa. La pandemia ha inoltre stimolato le aziende a studiare formule più efficaci di controllo, anche a distanza, e questo migliora l’analisi delle performance e permette di agire in tempo quando ci sono punti del processo che non funzionano. 

Gli indicatori per misurare la produttività

Gli indicatori che contribuiscono a misurare la produttività, chiamate in gergo KPI (Key Performance Indicator), sono numerosi e vanno scelti in base all’output, alle risorse umane e tecniche a disposizione e al tempo di monitoraggio. Sono variabili che incidono sul risultato finale e, nel contesto in cui siamo, è fondamentale stabilire i parametri iniziali e perfezionarli costantemente. Tra gli indicatori più utili per misurare la produttività c’è l’Overall Equipment Effectiveness (OEE), letteralmente Efficienza Generale dell’Impianto ed indica il rendimento delle risorse produttive in un determinato lasso di tempo in cui sono disponibili alla produzione.

Nel dettaglio la definizione di indicatore OEE riguarda il rendimento di una o più risorse produttive nel periodo di tempo in cui queste risorse sono attive e può essere applicato sia a quelle tecniche che a quelle umane. Questo indicatore è stato concepito inizialmente per le industrie di processo e per definirlo bisogna creare un apposito metodo di valutazione, che contenga tutti gli aspetti che contribuiscono ad una valutazione più oggettiva possibile della produttività. In alternativa, il conteggio si effettua considerando l’output medio diviso per il numero di risorse disponibili per l’attività. Bisogna tuttavia ragionare su un fattore che si potrebbe definire jolly e che in alcuni contesti può fare davvero la differenza: l’attenzione al benessere dei collaboratori. Se l’azienda si pone nella modalità di ascolto e risponde con strumenti chiari e misurabili alle esigenze di chi è responsabile della produttività, il risultato finale sarà positivo sia in termini di produttività sia in termini di reputation, un valore che incide molto sul concetto di qualità del prodotto, che è uno dei parametri da misurare per valutare la produttività.  

I software per misurare la produttività

Nel calcolo della produttività la tecnologia è un supporto sempre più necessario, perché la mole di dati che produce un’azienda è grande e le variabili di ogni processo sono sempre più sofisticate. Un software è in grado di raccogliere le informazioni e di elaborarle in maniera rapida, andando a migliorare nella misurazione dell’output anche il fattore tempo. Oltre ai software generali dell’azienda, che rientrano nell’organizzazione del controllo di gestione, ci sono anche dei software più specifici che invece sono degli ottimi alleati per il monitoraggio, un aspetto importante soprattutto per chi adopera il lavoro ibrido. Ogni singolo collaboratore può inserire il task e aggiornare in tempo reale l’avanzamento, e il sistema calcola in automatico il livello di efficienza. Per funzionare bene questi sistemi devono tuttavia basarsi sulla fiducia e sul rispetto degli accordi.